LabLink: nu live in het grootste hiv-behandelcentrum in Nederland
Efficiëntere dataverzameling en een significant betere kwaliteit
Sima Zaheri, manager van de unit Data & Quality Control bij SHM, vertelt dat het invoeren van de data van alle hiv-positieve individuen in zorg in Nederland arbeidsintensief werk is. “Daarom zijn we vlak na de oprichting van SHM al gaan bekijken hoe we dit zo efficiënt mogelijk konden doen. Dit begon in 2003 met een efficiëntieslag met betrekking tot het invoeren van laboratoriumuitslagen. Deze data hebben namelijk geen interpretatie nodig en moeten 1-op-1 overgenomen worden; werk dat foutgevoelig en arbeidsintensief is. We hebben daarom in 2003 al met een aantal ziekenhuizen afgesproken dat ze de laboratoriumuitslagen in een bepaald format automatisch naar SHM zouden sturen, zodat deze data geïmporteerd konden worden in de database van SHM. In 2005 is naar aanleiding van deze automatiseringsslag een onderzoek uitgevoerd waaruit bleek dat het automatisch ontvangen van de laboratoriumuitslagen, naast de behaalde tijdsefficiëntie, de kwaliteit van de data ook significant verhoogde”, legt Sima Zaheri uit.
LabLink in OLVG
In 2013 is deze efficiëntieslag verder doorgezet en is de wijze waarop de laboratoriumuitslagen worden verstuurd gestandaardiseerd voor alle ziekenhuizen. Nu worden de uitslagen via zogenoemde HL7-berichten (een internationale standaard, bekijk een voorbeeld van een HL7-bericht) automatisch vanuit het laboratorium verstuurd naar SHM via een digitale virtual private network (VPN)-verbinding. Het aanleggen van deze verbinding wordt door de ICT-afdeling van de ziekenhuizen uitgevoerd, maar hier gaat een lang traject aan vooraf. In dit traject worden verschillende andere afdelingen betrokken, zoals het lab, de afdeling datamanagement, het hiv-behandelteam en de juridische afdeling. Sima Zaheri: “We zijn ons ervan bewust dat dit een ingewikkelde aanvraag kan zijn, vooral in grote ziekenhuizen. Daarom zijn we ook blij dat er bij OLVG een aangewezen persoon was die het proces aandreef”. Prof. Kees Brinkman, hoofd hiv-behandelaren in OLVG, legt uit: “Bij ons voerde Rosa Regez (Hoofd Research Interne Geneeskunde in OLVG) de overleggen om alles voor elkaar te krijgen. Als het ergens bleef hangen was het aan mij als hoofdbehandelaar om het laatste duwtje te geven.”
Nadat de goedkeuring van alle betrokken partijen was verkregen en de voorbereidende werkzaamheden waren voltooid, kon de verbinding tussen OLVG en SHM aangelegd worden. “De daadwerkelijke verbinding maken is niet heel ingewikkeld”, vertelt Jeroen van Leeuwen systeem- en applicatiebeheerderin OLVG. “Waar we wel goed over hebben moeten nadenken is de manier waarop we de gegevens geanonimiseerd konden gaan versturen. Bij ons zijn namelijk de gegevens van de patiënt wel bekend, maar die mogen niet bij SHM aankomen. We hebben er uiteindelijk voor gekozen om de velden met de patiëntgegevens leeg te halen voor de laboratoriumuitslagen met het HL7-bericht worden verstuurd. De grootste uitdaging was om dat voor elkaar te krijgen.”
Data gebruiken om de zorg te verbeteren
De laboratoriumuitslagen die SHM ontvangt via LabLink zijn niet alleen van groot belang voor de monitoring van de hiv-epidemie in Nederland. Ze zijn ook belangrijk voor de hiv-behandelteams, aan wie SHM centrumspecifieke en patiëntspecifieke rapportages beschikbaar stelt. Deze rapportages kunnen helpen om de zorg voor de patiënten te verbeteren, maar daarnaast ook om certificering voor de centra te verkrijgen. Omdat LabLink de handmatige invoer van laboratoriumuitslagen min of meer overbodig maakt, zijn de data niet alleen sneller beschikbaar, maar ook meer betrouwbaar. Ook in OLVG maken ze hier gebruik van: “Dat de data direct doorgestuurd worden naar SHM houdt ook in dat ze real-time in de systemen komen te staan en veel accurater zijn. In OLVG zijn we bezig met een kwaliteitstraject waarin we niet alleen kijken hoe het met een patiënt gaat aan de hand van de cijfers, maar ook hoe het in het algemeen met de patiënt gaat. De data van SHM gebruiken we dan om onszelf feedback op ons handelen te geven. Dit evalueren we dan bijvoorbeeld na een half jaar, maar als er dan een achterstand is bij het invoeren van de data kan dat niet. Dat de data automatisch worden verstuurd, helpt hierbij”, vertelt prof. Brinkman.
Daarnaast worden de dataverzamelaars door deze efficiëntieslag in staat gesteld om meer tijd te besteden aan het verkleinen van de achterstand in de dataverzameling, waardoor ook deze overige data sneller in de database komen, of bijvoorbeeld data te verzamelen die voor een specifieke onderzoeksaanvraag nodig zijn. Ook Brid Peeck, een van de dataverzamelaars van SHM die de data verzamelt in OLVG, merkt al een verschil in efficiëntie bij het invoeren van de data: “Soms was ik een paar weken bezig met het invoeren van alle laboratoriumuitslagen van een patiënt, als hij of zij bijvoorbeeld lange tijd in het ziekenhuis was opgenomen. Dan zijn er voor iedere dag van de ziekenhuisopname, en soms wel twee keer per dag, uitslagen die ingevoerd moeten worden. Dergelijke situaties komen niet meer voor nu de laboratoriumuitslagen via LabLink automatisch worden verstuurd.”
Meer laboratoriumuitslagen verzamelen via OLVG
OLVG is nu in ieder geval aangesloten op LabLink, maar het traject is daar nog niet afgerond. Een aantal andere ziekenhuizen in de buurt (waaronder MC Slotervaart, het Hiv Focus Centrum, Medisch Centrum Jan van Goyen, OLVG West en het Flevoziekenhuis) maken ook gebruik van het laboratorium van OLVG en zullen op den duur ook hun data via de verbinding met OLVG gaan versturen. MC Slotervaart is onlangs als eerste aangesloten en SHM is nu met OLVG en alle overige hiv-behandelcentra afspraken aan het maken over het versturen van die laboratoriumuitslagen. “Zo is het belangrijk om duidelijk te hebben wie er verantwoordelijk is voor het aanmelden van de patiënten bij LabLink. Dit gebeurt namelijk in verband met de privacy niet bij SHM ”, vertelt Rosa Regez. “Dit zijn zaken die we los met ieder behandelcentrum moeten bespreken en mede daarom hebben we er bewust voor gekozen om eerst de verbinding met OLVG in werking te stellen en ervoor te zorgen dat deze goed werkt, alvorens LabLink ook gebruikt gaat worden door de andere ziekenhuizen. Nu de verbinding met OLVG goed werkt, gaan we aan de slag met het uitbreiden van de verbinding naar de andere behandelcentra”, vult Sima Zaheri aan. “We streven ernaar om hen tegen het einde van het jaar ook op LabLink aangesloten te hebben.”
“Technisch gezien is het toevoegen van andere ziekenhuizen in ieder geval geen probleem”, vertelt Jeroen van Leeuwen. “We hebben daar met het bouwen van de verbinding rekening mee gehouden, evenals met het uitbreiden van de gegevensverzameling via LabLink naar andere onderzoeksonderwerpen, zoals hepatitis mono-infectie. Dit maakt het erg makkelijk om de automatische verzending van gegevens nu en in de toekomst verder uit te breiden.”
Klik hier voor een volledig overzicht van de LabLink-status in de hiv-behandelcentra
Controles blijven noodzakelijk
Een verbinding die automatisch de data verstuurt naar de database houdt niet in dat het dataverzamelproces daar eindigt. Anne de Jong, datamanager bij SHM en verantwoordelijke voor LabLink, vertelt: “Het lastige is dat de termen die de ziekenhuizen gebruiken voor een labbepaling niet overal gelijk zijn. Deze moeten we daarom nog koppelen aan de term die wij gebruiken in onze database, wat gebeurt in onze mappingtool. Soms kan een bepaling niet juist gemapt worden en dan is de rol van dataverzamelaars alsnog van groot belang. Zij kunnen dan in het patiëntendossier zien welke laboratoriumgegevens of welke uitslagen nog ontbreken en deze indien mogelijk aanvullen door de gegevens terug te zoeken en handmatig in te vullen. Verder is het belangrijk om in de gaten te houden of we nog wel informatie binnen krijgen van de juiste patiënten. De data verkregen via LabLink worden daarnaast ook nog steeds gecontroleerd op kwaliteit door de dataverzamelaars aan de hand van gerichte controles.”
Toekomst
Naast de ziekenhuizen die nog via OLVG aangesloten worden, zijn er nog een aantal andere hiv-behandelcentra die nog niet zijn aangesloten. Vaak is er in die centra sprake van automatiseringsprojecten zoals de invoering van EPD’s (zoals bij het VUmc, Medisch Centrum Leeuwarden en het Catharina Ziekenhuis). Deze projecten krijgen in de ziekenhuizen logischerwijs voorrang, maar hierdoor vertraagt het proces voor de invoering van LabLink. Het proces kan eveneens vertraagd worden door laboratoriumsystemen die veranderen en niet-toereikende techniek in de behandelcentra. “Wij houden dan nauw contact met het ziekenhuis en blijven peilen wat de stand van zaken is”, aldus Anne de Jong. “Voor nu hopen we dat we samen met de hoofdbehandelaren en andere betrokken personen ervoor kunnen zorgen dat LabLink binnen 2 jaar werkzaam is in alle ziekenhuizen”, vat Sima Zaheri samen.
Ondertussen blijft SHM regelmatig de mogelijkheden bekijken om de dataverzameling verder te standaardiseren, waardoor er tijd over zal blijven om een eventuele achterstand in de dataverzameling te verkleinen en handmatig meer en andere data te verzamelen. “Daar hebben we met het bouwen en inrichten van ons nieuwe data-invoersysteem, dat begin 2018 in gebruik wordt genomen, ook rekening mee gehouden. Met de beslisboomstructuren die in het nieuwe systeem geïntegreerd worden zal het makkelijker zijn om het verzamelen van meer datasoorten te automatiseren. Naar verwachting zal het verzamelen van medicatiegegevens het volgende proces zijn dat geautomatiseerd kan worden”, vertelt Sima Zaheri.